Reisesicherheit in Unternehmen – „ein wichtiger Faktor in der aktuellen Zeit“

Februar 2022 – als viele Unternehmen nach zwei Jahren Pandemie bereits vorsichtig optimistisch in die Zukunft blickten und sowohl Dienstreisen als auch längere Entsendungen wieder mehr in den Fokus rückten, erlebten wir den Beginn der dramatischen Ereignisse in der Ukraine. Doch nicht erst seit und wegen Covid-19 und den jüngsten politischen Ereignissen gewinnen Themen wie ausreichende Reisevorbereitung, Reisesicherheit und ein funktionierendes Krisenmanagement im Ernstfall immer mehr an Bedeutung. Firmen und Dienstreisende stellen gleichermaßen und zu Recht immer höhere Ansprüche, wenn es darum geht, Dienstreisen oder Entsendungen zu planen und sicherheitsrelevante Prozesse professionell aufgestellt zu wissen.

Auch wenn – so zumindest der aktuelle Tenor – sich hybrides Arbeiten als künftige Arbeitsform durchsetzen wird, wesentlich weniger gereist und weniger klassische Entsendungen eintreten, werden dienstliche Auslandsaufenthalte nach wie vor ein wichtiger unternehmerischer Erfolgsfaktor bleiben. Vollzeit remote zu arbeiten und nicht persönlich beim Kunden zu sein, ist in sehr vielen Fällen schlicht nicht möglich.

Reisesicherheit: Was steckt dahinter?

Hinter Reisesicherheit in Unternehmen steht keine „One size fits all“-Lösung, die einfach aus der Tasche gezogen werden kann und dann für alle Unternehmen gleichermaßen passt. Vielmehr ist es eine individuelle Zusammenstellung verschiedener Instrumente, die Firmen bei der Erfüllung ihrer gesetzlich verankerten Fürsorgepflicht nach BGB §241 Abs. 2, §618 und Arbeitsschutzgesetz §3, 4 und 9 helfen. Darunter fallen die Bereitstellung von Schutzmaßnahmen gegen Gefahren für das Leben und die Gesundheit der Reisenden sowie die sogenannte Hinweis- und Aufklärungspflicht.

Die absolute Basis für jedes Unternehmen sollte daher mindestens eine gute Auslandsreisekrankenversicherung bzw. Expat/Impat-Versicherung darstellen. Zwar gibt es keine gesetzliche Pflicht zur Absicherung über eine Versicherung – wie beispielsweise bei der Haftpflichtversicherung beim Auto – doch regelt auch hier das Gesetz im §17 Abs.1 SGB V eindeutig, dass die Kostenlast für medizinische Ausgaben beim Arbeitgeber liegt. Dies bedeutet in den meisten Fällen einen erheblichen finanziellen Mehraufwand im Vergleich zu Versicherungslösungen.

Insbesondere die letzten Monate und Jahre haben deutlich gezeigt, dass es damit nicht getan ist und die Fürsorgepflicht der Arbeitgeber noch einen Schritt weiter geht. Unabhängig und losgelöst von jeglichen Vorschriften, sollten Unternehmen stets eines im Kopf haben: Im Kern geht es immer um Menschen und persönliche Schicksale in möglichen Gefährdungslagen. Je sicherer sich reisende Mitarbeitende fühlen, desto besser können diese auf Auslandsreisen für die Firma arbeiten.

Es macht in der Folge also Sinn, sich mit den verschiedenen Gefahren auf Dienstreisen und Entsendungen auseinanderzusetzen. Abhängig von den Reisezielen können diese unterschiedlich gelagert sein und mit Blick auf die Wahrscheinlichkeit ihres Eintretens variieren. Im Kern sind das – neben Themen der persönlichen Gesundheit – politische Unwägbarkeiten, Terroranschläge, Naturkatastrophen und räuberische Handlungen inkl. Entführungen.

Stichwort Entführungen und Freiheitsberaubung: Gefahren und Risiken können aus der Liste der Top Entführungsländer weltweit gezogen werden. Zu diesen zählen unter anderem Mexiko, Venezuela, Nigeria, Indien, Pakistan, Kolumbien, Irak, Afghanistan, Brasilien und China. Immer wieder werden vor allem Mitarbeitende, die für ein westliches Unternehmen in einem dieser Länder arbeiten, Opfer von Entführungen. Schätzungsweise liegt die Zahl der Entführungen weltweit im mittleren fünfstelligen Bereich. Sicherheitsexperten schätzen die Dunkelziffer allerdings um ein Vielfaches höher ein. Aber nicht nur im Ausland, sondern auch in Deutschland gibt es Fälle von erpresserischem Menschenraub. 2020 lag die Zahl laut polizeilicher Kriminalstatistik bei 73 Fällen¹.

Weitere Krisensituationen können die Bedrohung oder die Erpressung sein. Beim Vorliegen eines Szenarios mit Lösegeldforderung muss – neben der Befreiung und Evakuierung der betroffenen Person – auch die Verhandlung und Lösegeldübergabe bedacht und geplant werden. Da diese Sicherheitsthemen nicht das Daily Business eines Unternehmens darstellen, wird in der Regel vor allem Unterstützung bei der Organisation und der Vorgehensweise aber auch bei der Finanzierung der anfallenden Kosten im Krisenfall benötigt. Hierunter fallen beispielsweise der Umtausch des Geldes in eine andere Währung, die Beauftragung eines lokalen Verhandlungspartners oder die Lösegeldübergabe selbst.

Lösungsansätze & Integration

So viel zur Theorie. Doch mit welchen auf das individuelle Risikoprofil zugeschnittenen Leistungen können sich Unternehmen entsprechend beschäftigen und dahinterliegende Prozesse vernünftig aufgestellt wissen?

In Bezug auf ein Travel-Risk-Management gibt es seit 2021 eine objektive Antwort darauf. Mit der ISO-Norm ISO 31030:2021 wurde erstmals ein zertifizierter Ansatz in Form eines Leitfadens entwickelt, wie das TRM mit sämtlichen Prozessen idealerweise gestaltet werden sollte. Hierbei geht es u.a. um die Entwicklung, Umsetzung, Bewertung und Überprüfung von Reiserichtlinien und den entsprechend notwendigen „Bordmitteln“ dahinter.

Die Welt der Reisesicherheitsdienstleister bietet ein weites Spektrum an Serviceangeboten und kann gerade dank dieses breiten Fächers individuell auf die Bedürfnisse der Kunden angepasst werden. Einige Beispiele:

• Länderinformationen – auch punktuell oder regional spezifisch für das konkrete Reiseziel. Ausführliche Berichte zur aktuellen Sicherheitslage, Ein-, Durch- und Ausreisebestimmungen, aber auch Einblicke in die für Dienstreisende relevantesten kulturellen und rechtlichen Punkte. Online abrufbar oder aber auch per telefonischer Beratung.
• PNR-Anbindung – ein automatischer Versand dieser Länderinformationen bei Buchung einer Reise über das firmeninterne Buchungstool/Reisebüro.
• Push-up Nachrichten im Krisenfall / Tracking
• 24/7 Krisen-Hotline – neben medizinischen Notfällen (die über die Assistance der ARKV abgedeckt sind) bietet eine Krisen-Hotline Hilfe und Unterstützung in anderen Notlagen wie zum Beispiel politische Unruhen, terroristische Angriffe, Naturkatastrophen, Raubüberfälle, etc.
• Evakuierung aus nicht-medizinischen Gründen
• Psychologische Unterstützung in Krisensituationen
• Schulungen zum Thema Reisesicherheit – Ob per Zugriff auf eine E-Learning Plattform oder mit individuellen Kursen (online oder präsent)

Mit Blick auf Situationen wie Entführungen oder Lösegeldforderungen sind Unternehmen und deren Angestellte jedoch auch immer möglichen Risiken ausgesetzt, die weit über das Leistungsspektrum eines klassischen Travel-Risk-Managements hinaus gehen.

Unterstützung bei der Organisation, Bearbeitung und Finanzierung eines solchen Krisenfalles kann von einem Unternehmen über eine Kidnap & Ransom- (K&R) Versicherung abgedeckt werden. Die K&R-Versicherung sichert Unternehmen und ihre Mitarbeitenden bei Entführungen und Erpressungen ab, indem einerseits der finanzielle Schaden übernommen und andererseits ein globales Beratungsunternehmen für Krisenmanagement und Sicherheit zur Verfügung gestellt wird. Die Versicherung umfasst aber nicht nur das Schadenmanagement.  So stehen Unternehmen auch erfahrene Krisenberaterpräventiv zur Seite. Beispielsweise können die Reisenden mit speziellen Schulungen auf den Auslandsaufenthalt vorbereitet werden, sodass sich das Risiko, Opfer einer Erpressung oder Entführung zu werden, minimieren lässt. Durch eine präventive Zusammenarbeit des Krisenberaters mit dem Unternehmen kann darüber hinaus auch die Schadenbearbeitung reibungsloser und strukturierter ablaufen.

Wichtig: Diese Art von Absicherung unterliegt strengster Regelung zur Geheimhaltung, um Entführungen und Erpressungen durch diese Versicherung nicht zu provozieren. Lediglich weniger als eine Handvoll Mitarbeitenden sollten in konkreter Kenntnis über die Existenz einer solchen Lösung im Unternehmen sein.

Fazit

Schauen wir uns um, so findet man kaum Gründe, sich als Unternehmen mit Dienstreisen nicht mit dem Bereich Reisesicherheit zu beschäftigen. Die Fachleute für Crisis Management und International People Mobility bei Aon helfen Ihnen gerne, eine passgenaue Lösung für Ihre Organisation zu finden.

Tipp: Unter Check My Travel Risk – Check My Travel Risk können Sie prüfen, wie bereit Ihr Unternehmen für die neue Welt der Dienstreisen ist.
Einen schnellen Überblick über die Risikogebiete weltweit liefert zudem die Travel Risk Map von Aon.

Quellen:
1) https://de.statista.com/statistik/daten/studie/156974/umfrage/erpresserischer-menschenraub-in-deutschland-seit-1997/#professional