Gemeinschaftsprojekt prämiert: Deutlich weniger Verwaltungsaufwand in der betrieblichen Altersversorgung

Mit dem „Diamond Star Award 2021 – bAV 4.0“ hat das Handelsblatt ein Gemeinschaftsprojekt von SAP, Aon und eVorsorge ausgezeichnet. Die Wirtschaftszeitung verleiht den Preis jedes Jahr für wegweisende Innovationen. Der Einsatz der digitalen Lösung ermöglicht es, den Verwaltungsaufwand innerhalb der betrieblichen Altersversorgung (bAV) um mehr als 50 Prozent zu verringern. Jochen Pölderl, Principal bei Aon Pensions Insurance Broker GmbH, beschreibt die Herausforderungen und Kundenvorteile des prämierten Projekts und geht auf die nächsten Umsetzungsschritte ein.

Was ist der innovative Kern der prämierten Lösung?

Jochen Pölderl: Das ist die direkte Anbindung unserer bAV-Plattform Aon OnePension an das SAP-HR-Abrechnungssystem. Anders ausgedrückt: Wir arbeiten gemeinsam mit dem Softwarehaus und dem Softwareprovider eVorsorge und haben eine Schnittstelle zwischen beiden Systemen geschaffen. Diese Schnittstelle versetzt uns jetzt in die Lage, gezielt die bAV-relevanten Personen- und Gehaltsdaten unmittelbar aus dem SAP-HR-Abrechnungssystem abzurufen, die wir für unsere Tätigkeiten benötigen. Ein solcher direkter Datenabruf ist ein Meilenstein in der digitalen bAV-Verwaltung.

Bitte beschreiben Sie beispielhaft den Mehrwert für Nutzer.

Jochen Pölderl: Zunächst steigt die Qualität der Daten durch den Wegfall manueller Eingriffe. Zudem wird die Datenverarbeitung sowohl auf Seiten des Arbeitgebers, in der Regel dem HR-Bereich, als auch bei allen nachfolgenden Verarbeitern nicht durch unterschiedliche Systeme erschwert und verzögert. Beispielsweise werden regelmäßige Datenexporte bei verbindlich festgelegten Zeitpunkten und Umfängen fest definiert, sodass kein HR-Mitarbeiter die Daten bAV-konform, in der Regel mittels Excel-Datei, aufbereiten muss.

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

Jochen Pölderl: Doppelarbeiten und Eingabefehler werden auf diese Weise vermieden. So entfällt der manuelle Datenabgleich sowie die Prüfung auf Plausibilitäten und Zuordnungen zu bestehenden Regelungen, da sie bereits vorbelegt wurden. Übrig bleiben nur noch Klärungsfälle, die entweder durch Sicht- oder technische Plausibilitätsprüfungen auffallen.

Inwieweit steht die gemeinsame Lösung auch anderen Kunden offen?

Jochen Pölderl: Die Schnittstelle zu unserem Kunden SAP ist so konzipiert, dass sie auch vielen anderen Kunden angeboten werden kann, die ebenfalls mit dem HR-Abrechnungssystem des Softwarehauses arbeiten. Dabei sind drei Punkte zu beachten: In der letzten Phase ist stets eine kundenindividuelle Anpassung erforderlich. Die Einführung verlangt Aufmerksamkeit und Ressourcen beim Unternehmen, denn dort entsteht ebenfalls ein gewisser Programmieraufwand. Zudem sollten alle relevanten Stakeholder, wie zum Beispiel Mitarbeitende im HR- und IT-Bereich, einbezogen werden, um eine zügige und erfolgreiche Realisierung des Projekts zu ermöglichen.

Was war der Auslöser für die gemeinsame Projektentwicklung?

Jochen Pölderl: Der Ausgangspunkt war einer unserer Jour fixe, bei dem die Themen betrachtet werden, die in der täglichen Arbeit die größten Ressourcen benötigen. In der bAV ist dies auf Kundenseite der manuelle Datentransfer von einer in eine andere Datenbank. Daraus ist die Idee entstanden, diesen Prozess über eine gemeinsame Datenschnittstelle zu automatisieren. Mit SAP haben wir genau den Partner gefunden, der hierfür über genügend Wissen und Kapazitäten verfügt. Die größte Herausforderung im Rahmen des Projektes ist es, die Ein-Eindeutigkeit im Sinne der Binärzahlen Null und Eins der auszutauschenden Informationen herzustellen. Nur so lässt sich sicherstellen, dass die Informationen auch bei unterschiedlichen Geschäftsvorfällen sowohl in Aon OnePension als auch von den beteiligten Versicherern richtig verarbeitet werden.

Wie werden die hohen Anforderungen an Datenschutz und Internetsicherheit erfüllt?

Jochen Pölderl: Bisher mussten die Daten von einer Datenbank exportiert werden, dann gegebenenfalls über ein Datenportal zu uns transferiert und in Aon OnePension importiert werden. Bei einer derart unterbrochenen Prozesskette ist der Datenschutz aufwendiger zu erfüllen als bei dem von uns konzipierten automatisierten direkten Transfer. Zudem wird der Datenaustausch nach Absprache zwischen allen drei Projektbeteiligten verschlüsselt. Konkret: SAP und wir bekommen einen Token, also ein eindeutiges Zertifikat, sodass beide Seiten genau wissen, wer jeweils auf die Daten zugreifen will. Bevor dies möglich ist, müssen sich beide Nutzer authentifizieren. Zusätzlich ist die Datenleitung selbst bei jedem Datentransfer verschlüsselt. Damit werden die hohen Anforderungen an Datenschutz und Internetsicherheit definitiv erfüllt.

Wann soll die neue digitale Lösung breit im Markt eingeführt werden?

Jochen Pölderl: Wir steigen nun in die Umsetzungsphase ein. Wenn alles glatt läuft, sollten die Daten im zweiten Quartal 2022 automatisiert über die Schnittstelle erhältlich sein. Zeitgleich werden wir an einem Standardisierungskonzept arbeiten, um diese Automatisierungsvorteile und Effizienzgewinne auch anderen Kunden zeitnah anbieten zu können. Für uns stellt die Realisierung dieses Projekts einen zentralen Baustein im anzustrebenden voll-digitalen Prozess in der bAV dar.

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Jochen Pölderl
Principal | Pension Broking Retirement Solution | Aon