„BAV-Services effizienter gestalten“

Die betriebliche Altersversorgung (bAV) bringt Unternehmen viele Vorteile, angefangen bei der Gewinnung von Fachkräften bis hin zur Mitarbeiterbindung. Die bAV-Verwaltung erweist sich jedoch oft als komplex, aufwendig und herausfordernd. Alexandra Pracht, Analystin Pension Administration und Christopher Lesch, Senior Consultant bei Aon Deutschland, erklären im Interview, welche Vorteile es für Arbeitgeber hat, wenn sie – je nach Bedarf – einzelne Prozesse oder ihre komplette bAV an einen Spezialisten auslagern.

Viele Unternehmen wollen die Vorteile einer bAV nutzen, scheuen aber Aufwand und Kosten. Wie können Arbeitgeber gegensteuern?

Alexandra Pracht: Während die bAV-Verwaltung stetig an Komplexität zunimmt, steigen gleichzeitig die Erwartungen der Mitarbeitenden. Wenn Arbeitgeber die bAV-Administration in die Hände von Spezialisten geben, gewährleisten sie sowohl effiziente Prozesse als auch eine professionelle Mitarbeiter-Betreuung und vermeiden Kostenrisiken. Dabei ist neben der Größe des Unternehmens entscheidend wie vielschichtig die Versorgungszusagen gestaltet sind und wie hoch die technischen Anforderungen ausfallen.

Wie zeigen sich die Vorteile konkret in der betrieblichen Praxis?

Christopher Lesch: Wir trennen die Prozesse nach Rentnern und Anwärtern. Hinsichtlich der Rentner ist die effiziente und pünktliche Auszahlung der monatlichen Renten die entscheidende Basis unserer Dienstleistung. Bei Anwärtern, also aktiven und ehemaligen Mitarbeitern, steht das Datenmanagement im Mittelpunkt. Dabei geht es insbesondere darum, die Schnittstelle zur Depotverwaltung zu übernehmen, Einzelkonten zu führen, Bescheide zu berechnen und zu erstellen sowie regelmäßige Standmitteilungen über die Höhe der Anwartschaften und Prognosen für die Entwicklung der Renten bereitzustellen. Einige unserer Kunden legen zudem besonderen Wert auf die Beratung und Betreuung ihrer Belegschaften.

Können Sie konkrete Beispiele nennen?

Christopher Lesch: Die Mitarbeitenden eines Kunden aus der Pharma-Branche wollen die Versorgungsordnungen bis ins Detail verstehen. Dieser Bedarf führt zu einem enormen Aufwand auf verschiedenen Kommunikationskanälen. Als bAV-Spezialisten können wir die Informationen stets auf dem aktuellen Stand aufbereiten, kanalisieren und verständlich kommunizieren. Bei einem anderen Kunden setzen wir auf bAV-Webinare für Beschäftigte, die neu im Unternehmen anfangen, um ihnen das System der Altersversorgung ihres Arbeitgebers nahezubringen.

Alexandra Pracht: Zudem realisieren wir regelmäßige Beratungszeiten über eine kundenindividuelle Serviceline für die Beschäftigten einiger unserer Kunden. Gerade bei Entgeltumwandlungen wollen viele sehr genau wissen, wie Teile ihres Einkommens für ihre Betriebsrente verwendet werden. Ein beliebter Informationsweg ist das interaktive Mitarbeiter-Portal, auf dem sich die Beschäftigten über ihren Versorgungsplan informieren und zum Beispiel Hochrechnungen über künftige Leistungen auf Basis von Echtdaten erhalten können. Beides verringert den Versand von Dokumenten nachhaltig.

Auch in der bAV-Verwaltung lassen sich viele Prozesse digitalisieren und damit vereinfachen. Warum können Unternehmen durch eine Auslagerung stärker von diesen Effizienzgewinnen profitieren?

Christopher Lesch: Wir setzen praxisbewährte bAV-Systeme ein und passen diese an die Versorgungsordnungen, Bedürfnisse und Kommunikationsstrategien unserer Kunden an. Dadurch verringert sich ihr finanzieller Aufwand erheblich. Das überzeugt besonders unsere vielen mittelständischen Kunden, da sich die Unternehmen im Personalbereich oftmals einer hohen Arbeitsbelastung und einem erhöhten Kostendruck ausgesetzt sehen.

Wie läuft die Implementierung auf Ihr bAV-Admin-System in der Praxis?

Alexandra Pracht: Unsere Kunden erhalten ein definiertes IT-Format, mit dem sie uns Personendaten und Gehälter sowie Beiträge zur Entgeltumwandlung zur Verfügung stellen. Über diese Datenschnittstelle sind wir in der Lage, die Daten äußerst effizient zu verarbeiten und erforderliche Berechnungen in Echtzeit durchzuführen. Gleiches gilt für das Erstellen von Reportings. Dabei gewährleisten wir ein Höchstmaß an Informationssicherheit. Aon ist hier als erster Anbieter von Verwaltungsservices im deutschen bAV-Markt nach ISO 27001 zertifiziert.

Warum setzt gerade der Mittelstand auf Ihre bAV-Lösungen?

Alexandra Pracht: Aufbauend auf einem Grundpaket bieten wir den Unternehmen verschiedene Leistungsmodule an, zum Beispiel im Hinblick auf die Mitarbeiter-Kommunikation und die Verwaltung in der Rentner-Payroll. Somit können wir die Auslagerung der bAV so gestalten, dass sie exakt den betrieblichen Anforderungen entspricht – angefangen bei der Übernahme einzelner bAV-Services bis hin zur Betreuung der gesamten betrieblichen bAV-Landschaft.