Change Communication bei Änderungsprojekten in der betrieblichen Altersversorgung

Betriebliche Altersversorgung (bAV) stellt häufig einen wichtigen Bestandteil des Gesamtvergütungspaketes dar, der von den Mitarbeitern entsprechend wertgeschätzt wird. Das Versorgungsversprechen des Arbeitgebers – über die aktive Tätigkeit hinaus – ist ein bedeutender Faktor bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter sowie bei der Bindung qualifizierter Fachkräfte an das Unternehmen. Durch den vom demografischen Wandel befeuerten und bereits zum jetzigen Zeitpunkt in vielen Branchen bestehenden Fachkräftemangel wächst die Bedeutung solcher Bindungsfaktoren an den Arbeitgeber. Grund genug, mit Änderungen solcher Versorgungversprechen gegenüber den Mitarbeitern angemessen umzugehen.

In Abhängigkeit von der Ausgestaltung eines Versorgungssystems birgt dieses für den Arbeitgeber unter Umständen erhebliche Risiken. Das Streben nach einer Risikominimierung und/oder einer gerechteren Verteilung der Risiken auf Arbeitgeber und Mitarbeiter sind nur zwei der vielfältigen Motive, die Unternehmen zu einer Änderung der bAV veranlassen – nicht selten auch mit Wirkung für die bereits vorhandene Belegschaft. Häufig sind die Änderungen entweder objektiv von Nachteil für die Mitarbeiter oder sie werden subjektiv als nachteilig empfunden, was den Betriebsfrieden erheblich stören kann.

Bei der Kommunikation derartiger Maßnahmen ist Vorsicht geboten, selbst wenn diese nicht einschneidend sind: Nur eine wirklich passgenaue Kommunikation stellt keine Gefahr für die Stimmung in der Belegschaft und die Bindung an das Unternehmen dar. Für eine erfolgreiche und „geräuschlose“ Umsetzung von Änderungsprojekten in der betrieblichen Altersversorgung genügt eine reine Inhaltsvermittlung gegenüber den Betroffenen daher nicht.

Im Interview erklärt Esther Weiser, Principal bei Aon, was es mit Change Communication auf sich hat, warum diese gerade heute und mit Blick auf die bAV so wichtig ist, und wie Aon Kunden hier ganzheitlich unterstützt.

Was ist Change Communication?

Esther Weiser: Bei Change Communication geht es neben der reinen Informationsvermittlung auch um edukative und emotionale Aspekte, d. h. es geht darum, bei den Betroffenen Verständnis und damit Akzeptanz oder – noch besser – Zustimmung für eine geplante oder beschlossene Maßnahme zu schaffen. Mit unterschiedlichen Methoden sollen Widerstände und Ängste abgebaut und aus Betroffenen Beteiligte gemacht werden. Change Communication ist integraler Bestandteil des Change Managements und ergänzt die interne Unternehmenskommunikation um spezifische Tools und Instrumente, die sich in Veränderungssituationen bewährt haben.

Aon Wealth Solutions bietet die Methoden des Change Managements und insbesondere der Change Communication speziell für Änderungsprojekte in der bAV an.

Wie kann Change Communication dabei helfen, ein Änderungsprojekt erfolgreich umzusetzen?

Esther Weiser: Wird ein von den Mitarbeitern wertgeschätzter Vergütungsbestandteil wie die bAV ohne adäquate begleitende Kommunikation geändert, kann dies schnell zu einem Gefühl mangelnder Wertschätzung bei den Betroffenen führen. Fehlendes Verständnis für die Zusammenhänge generiert zudem Unsicherheiten und Widerstände mit negativen Folgen für das Betriebsklima.

Wir erreichen durch unsere Kommunikationsansätze, dass die Projekte nicht nur inhaltlich korrekt und erfolgreich umgesetzt werden, sondern auch die notwendige Akzeptanz und Zustimmung bei der Belegschaft erhalten. Die dadurch unterstützte Bindung von qualifizierten Fachkräften ans Unternehmen ist von entscheidender Bedeutung im schon viel zitierten „War for Talents“ und strahlt im günstigsten Fall über das Änderungsprojekt in der bAV hinaus.

Worin besteht der Vorteil, Änderungsprojekte mit der Dienstleistung „Change Communication“ von Aon unterstützend begleiten zu lassen?

Esther Weiser: Der Vorteil für unsere Kunden besteht sicherlich darin, dass wir hierbei unsere fachliche Expertise im Bereich der bAV mit Change Communication-Methoden zu einer Beratungsleistung verschmelzen können. Konkret: der Kommunikationsspezialist ist gleichzeitig bAV-Spezialist und damit „im Thema“, ein Wissenstransfer zwischen den betroffenen Bereichen entfällt damit weitestgehend.

Wir können damit bei einer inhaltlich korrekten, aber eben auch adressatenadäquaten und integrierenden Kommunikation unterstützen, bei der – und das ist entscheidend – die psychologisch-emotionale Ebene konsequent berücksichtigt wird. Bei der Entwicklung und Umsetzung beziehen wir die Unternehmenskultur und weitere durch den Kunden oder die spezifische Situation vorgegebene Anforderungen und Restriktionen mit ein und legen auf dieser Basis eine passende Kommunikationsstrategie fest.

Wie sieht so eine Kommunikationsstrategie aus?

Esther Weiser: Wir bieten maßgeschneiderte Kommunikationsstrategien, die stets die spezifische Situation, die Kultur und die Ziele des Kunden im Fokus haben. Für uns gibt es keine standardisierte Vorgehensweise, wir entwickeln auf Basis bewährter Methoden jede Strategie situativ. Hierfür ist eine enge Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Stellen beim Kunden Voraussetzung. Die Kommunikationsstrategie wird bestenfalls gemeinsam erarbeitet, fügt sich in die bestehende Unternehmenskultur ein, entwickelt sich während des Projektes und sorgt für eine nachhaltige Wirkung im Unternehmen.

Die Umsetzung der entwickelten Kommunikationsstrategie erfolgt mit unserem „Multi-Channel-Ansatz“ (E-Mails, Broschüren, Flyer, Poster, Videos) mit Kommunikationsmaßnahmen, die inspirieren, überzeugen und Verhaltensweisen verändern können und die für die unterschiedlichen Kommunikationstypen innerhalb der Belegschaft geeignet sind. Grundsätzliches Ziel ist die Akzeptanz der Maßnahme durch die Mitarbeiter.

Wieso wird die Bedeutung von Change Communication immer wichtiger?

Esther Weiser: Die Wahl der richtigen Kommunikationsstrategie des Arbeitgebers ist ein entscheidender Faktor für die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung. Wie eingangs erklärt, führt defizitäre Kommunikation schnell zu einem Gefühl der mangelnden Wertschätzung sowie Ängsten und Widerständen. Dies kann zu einer schlechten Stimmung innerhalb der Belegschaft, einem verminderten Engagement, einer rückläufigen Produktivität und/oder einem höheren Krankenstand führen. Im schlimmsten Fall kommt es zu einer „inneren“ oder tatsächlichen Kündigung.

Die Bedeutung einer adäquaten Change Communication ist nicht zuletzt durch die besonderen Herausforderungen des hybriden Arbeitens und durch die Flut an (Fehl-)Informationen in sozialen Netzwerken stark gestiegen. Gleichzeitig sehen sich die Unternehmen neuen Kommunikationstypen gegenüber, denen eine reine Informationsbereitstellung noch weniger genügt als den bisherigen. Millennials und zukünftige Generationen, die einen immer größeren Anteil der Berufstätigen einnehmen, bevorzugen visuelle Darstellungen komplexer Zusammenhänge und wollen inhaltlich überzeugt werden. Multimediale Kommunikation bietet Möglichkeiten, das gesamte Spektrum der Adressaten in integrierender Form zu erreichen.

Fazit

Wer ein Änderungsprojekt in der bAV umsetzt, ohne es durch eine Kommunikation zu begleiten, die neben informativen auch edukative und emotionale Aspekt berücksichtigt, verpasst die Chance, aus Betroffenen Beteiligte zu machen, die sich der Sache und dem Unternehmen verbunden fühlen. Kommunikation findet ohnehin immer statt, wenn nicht offiziell und strukturiert, dann in Form von Gerüchten und misstrauischen Spekulationen jenseits der Einflussmöglichkeiten der Verantwortlichen. Bewährte Kommunikationsmethoden können die Haltung und damit die Motivation der Mitarbeiter maßgeblich positiv beeinflussen und nachhaltig Bindung erzeugen und wahren. Gerade für ein so wesentliches Vergütungselement wie die bAV ist es absolut angemessen, den vermeintlich höheren Aufwand einer methodenbasierten Change Communication zu betreiben, um diese Chancen zu nutzen. Vermeintlich höher ist der Aufwand in den meisten Fällen nur auf den ersten Blick, da eine gelungene Change Communication die verantwortlichen Stellen beim Kunden durch die Reduzierung oder den Entfall eines hohen Schlichtungsaufwandes im Nachhinein erheblich entlasten kann.