“The New Normal”: So gelingt die Rückkehr aus Homeoffice und Kurzarbeit

Zahlreiche Unternehmen entsendeten ihre Mitarbeiter aufgrund der Covid-19-Pandemie ins Homeoffice oder in die Kurzarbeit. Die Gefahr, sich am Arbeitsplatz mit dem Virus zu infizieren und Betriebsstillegungen zu riskieren, sollte so weitestgehend eingedämmt werden. Nach Wochen des Lockdowns heißt es deutschlandweit allmählich wieder, in die Normalität zurückzukehren. Doch was bedeutet Normalität heute? Die Pandemie ist nach wie vor allgegenwärtig und es gilt, neue Formen der Arbeit im Büro zu etablieren. Aon hat dafür ein eigenes Sicherheitskonzept entwickelt und bereitete Unternehmen im Webinar auf die Wiederaufnahme des Bürobetriebs vor.

Das Webinar „The New Normal“ fand wiederholt sowohl mit Kunden als auch auf HR-Netzwerktreffen statt und erweckte großes Interesse. Die Schulung ist Teil der Aon Akademie. Hier werden jeden Freitag interessante Online-Seminare zu verschiedenen Themen angeboten. Jeder kann teilnehmen und viele Angebote sind kostenfrei.

Arbeitgeber tragen Fürsorgepflicht

Die Gesundheit der Mitarbeiter ist nicht nur dem Einzelnen überlassen. Vielmehr muss der Arbeitgeber dafür sorgen, dass er Umstände schafft, die ein sicheres Arbeiten ermöglichen und Mitarbeiter keinem erhöhten gesundheitlichen Risiko ausgesetzt werden. Eine Pflicht, die besonders heute an enormer Bedeutung gewinnt und sowohl im Homeoffice als auch im Büro Gültigkeit hat. Obwohl die Heimarbeit derzeit auch bei Aon die präferierte Arbeitsform bleibt, ist es wichtig, den Weg ins Büro wieder zu ermöglichen. Denn auch die negativen gesundheitlichen Auswirkungen durch das Homeoffice sind nicht zu unterschätzen. So können Bewegungsmangel, Stress und Überlastung durch fehlende Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben, ein unergonomisches Arbeitsplatzsetting, fehlende Kinderbetreuung, eine fehlende Tagesstruktur und Social Distancing weitreichende Folgen haben. Soll der Büroalltag wieder ermöglicht werden, müssen jedoch zunächst die Hygienebedingungen präzise geregelt sein.

Reduzierter Bürobetrieb in der ersten Phase der Rückkehr

Klar ist: von Null auf Hundert funktioniert nicht und würde Mitarbeiter und Unternehmen nachhaltig gefährden. Die Situation ist neu und Hygienemaßnahmen benötigen Zeit, um von allen Menschen akzeptiert zu werden. Unternehmen müssen darauf eingestellt sein, jederzeit kurzfristig wieder zurückrudern zu können. Bei Aon steht die Freiwilligkeit im Fokus. Denn die individuellen Bedürfnisse spielen für das psychische Wohlergehen eine zentrale Rolle. Jeder Mitarbeiter kann selbst entscheiden, ob er ins Büro kommen möchte oder nicht. Reguliert ist jedoch das Ausmaß des Betriebs: In der ersten Phase der Rückkehr ins Büro ab Juni wurde ein Schichtsystem aus A- und B-Gruppen definiert. Dieses regelte, in welcher Woche ein Mitarbeiter Bürotage wahrnehmen kann. Der Wechsel einer Schicht war dabei nicht möglich. Die Ausnahme bildeten spezifische Rollen (z.B. IT), die zu jeder Zeit einen Mund-Nasen-Schutz trugen und sich frei im Büro bewegen konnten.

Die Vorsichtsmaßnahmen in den Büroräumen selbst orientieren sich streng an behördlichen Vorgaben, Empfehlungen des Robert Koch-Instituts sowie den Vorgaben des Konzerns und Mitwirkung des Betriebsrats.

5 Maßnahmen für den sicheren Bürobetrieb in der ersten Phase der Rückkehr ab Juni

1. Schichtbetrieb: Feste Zuordnung zu A- und B-Gruppen mit wöchentlichem Wechsel.
2. Maximalbelegung: Ca. 25 Prozent der Normalbelegung: Ein Mitarbeiter pro Vierer-Tisch. Bereiche wie Druckerräume oder Teeküchen sind mit der maximal erlaubten Personenzahl gekennzeichnet. Bestimmte Bereiche (z.B. Konferenzräume) bleiben geschlossen.
3. Heimatsektor: Mitglieder einer diensthabenden Schicht dürfen sich nur in einem definierten Bereich, ihrem Heimatsektor, ohne Mund-Nasen-Schutz aufhalten.
4. Abstandsregeln: In den Büroräumen gelten Abstandsregeln von mindestens 1,5 Metern. Wo nötig, werden Laufrichtungen vorgeschrieben.
5. Hygiene: Jeder Mitarbeiter hat auf regelmäßiges Händewaschen und Desinfizieren zu achten. An den eingerichteten Hygienestationen steht immer Desinfektionsmittel zur Verfügung. Außerdem wird stündlich mindestens fünf Minuten gelüftet.

In dieser Phase sollten Kontakte auf ein Minimum beschränkt werden. Interne Konferenzen und Kundentermine wurden wann immer möglich digital durchgeführt und auf Dienstreisen wurde weitestgehend verzichtet.

Angepasstes Bürokonzept ab August

Das bisher gültige Bürokonzept für Aon in Deutschland (Schichtbetrieb) hat gezeigt, dass alle Kollegen sehr verantwortlich, regelkonform und rücksichtsvoll agieren. Um zukünftig verschiedenen Bedürfnissen besser entsprechen zu können, wird das Bürokonzept ab Ende August angepasst. Insbesondere soll dadurch die interne Zusammenarbeit wieder besser möglich sein sowie Mitarbeiter unterstützen, die zu Hause kein optimales Umfeld für mobiles Arbeiten haben.

Aufgrund der weiterhin geringen Anwesenheit im Büro wird nun das Schichtsystem aufgehoben. Zusätzlich sind unter Wahrung der Hygiene- und Abstandregelungen interne Meetings in kleiner Gruppe wieder möglich.

Sollten Sie Unterstützung bei der Wiedereinführung Ihres Bürobetriebs oder der Umsetzung medizinischer Tests benötigen, helfen Ihnen die Experten der Aon Health Solutions gerne persönlich.